Mudahnya Menulis SOP
Hari itu sewaktu kami berbual-bual bisnes kelas membaca dengan Cikgu Norani Manaf, beliau ada tekankan supaya kami menyediakan SOP. SOP dapat melincirkan lagi perjalanan bisnes serta mengelakkan salah faham.
Saya baru saja berjinak-jinak belajar bagaimana nak membina SOP. Nampak mudah, 3 huruf sahaja – S-O-P. Tapi nak membinanya, Ya Allah.
Beberapa hari ini, saya menemui kesilapan dalam rekod kewangan kami. Antara kesilapan yang ditemui itu telah berlaku seawal bulan Januari yang lalu.
Apabila saya menunjukkan kesilapan tersebut kepada staf yang berkenaan, dengan tujuan untuk memperbaiki kesilapan, staf menghalakan semula kesilapan itu kepada saya.
Aduh, katanya kesilapan itu berlaku kerana saya tidak memeriksa hasil kerjanya setiap minggu, atau sekurang-kurangnya dua minggu sekali.
Ini adalah pembelajaran besar buat saya.
Saya adalah jenis orang yang tidak suka bos duduk belakang telinga saya. Saya suka bos bagi tugasan, saya laksanakan dan saya laporkan perjalanan dan hasilnya.
Maka, saya beranggapan memberikan kebebasan kepada staf melaksanakan tugasan adalah bagus. Saya beranggapan staf akan melaporkan perjalanan dan hasilnya. Selepas latihan demi latihan diberikan.
Malangnya, kesilapan saya adalah tidak ada SOP. Maka apabila staf melakukan kesilapan, jari tertuding balik kepada saya yang tidak memeriksa hasil kerja staf.
Pengajarannya untuk saya adalah mesti ada SOP. Langkah demi langkah untuk melaksanakan setiap tugasan.
Saya terjumpa perkongsian dari sebuah pages facebook #tukangfikir. Katanya, mulakan menulis SOP dengan cara yang ringkas dahulu.
Contohnya, SOP untuk menerima pembayaran tunai dari pelanggan. Ingat, ini adalah contoh untuk kelas membaca saya.
Tulis sahaja tajuk dan langkah demi langkah.
Tajuk: SOP Menerima Pembayaran Tunai Dari Pelanggan
Langkah-langkah:
1. Semak jumlah yang perlu dibayar dari invois dalam sistem Niagawan. Maklumkan pelanggan.
2. Terima wang dari pelanggan. Kira depan pelanggan dan sebutkan jumlah yang diterima.
3. Tulis resit tunai dari pelanggan. Serahkan resit dan baki wang (jika ada) kepada pelanggan.
4. Rekodkan nombor resit dan jumlah resit ke dalam Buku Tunai.
5. Simpan tunai diterima dalam Petty Cash.
6. Rekodkan transaksi ke dalam sistem Niagawan. Pastikan tarikh, jumlah wang diterima dan nombor resit direkodkan sama dengan Buku Tunai.
Begitulah. Buat yang mudah-mudah dulu. Kalau yang semudah inipun tak mahu buat, apatah lagi nak cerita flow chart, jadual berkala dan sebagainya.
Nor Azleen Abd Rahim
#cikgumommy belajar dari pengalaman
